为规范武汉体育学院体育科技学院党委宣传部大学生记者团（以下简称记者团）档案管理工作，配合记者团建立健全的记者团规章制度，保障记者团文化、经验的有序传承，特制定记者团档案管理办法如下：
一、总则
（一）记者团档案是记者团历史沿革、工作开展情况、组织文化的珍贵历史资料，是记者团决策、开展工作的重要参考，同时是在校同学和校友实践的真实记录。
（二）本办法所指档案主要是指记者团在各项工作开展中所形成的纸质类、电子类、影像类和实物类档案
（三）记者团展开工作的相关档案的收集、分类、存档、管理等工作由各组组长具体负责，团部管理监督。
（四）记者团开展工作的相关档案归属于记者团内部资料范畴，对记者团所有在编成员开放，记者团在编成员均有查看、借阅相关档案资料的权利。也有义务配合记者团档案管理的相关工作，未经允许，不得私自泄漏、使用相关的任何信息。
二、档案接收与整理
（一）记者团档案的归档范围，根据档案类型的不同主要分为以下几类：
1.书面资料：
A各类通讯、深度报道等初稿至定稿纸质版
B深度报道采编手稿、记录资料
C各期《科院简刊》初版及最终定版
D记者团各类会议记录、工作计划、工作总结、工作报告
E各类活动策划案
F活动假条
2.影像资料：
A各重大活动实时录像、照片
B各采编过程中的采访影像资料
C采编制作的视频内容及相应影像素材
3.电子资料
A上述书面、影像资料电子版
B新媒体平台推送文章及图片
C线上报名材料
D记者团成员个人档案
4.实物类资料：
A各类活动横幅标语、海报、易拉宝等
B各类线下活动纪念品（若无富余则记录为书面及电子资料）
（二）各组设立兼职档案员，其主要职责在于：
1.认真执行记者团档案工作的规章制度，主动向团部反应档案工作情况，积极配合其开展工作。
2.根据记者团归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作，确保档案的完整、真实和安全。
三、档案归档时间
（一）档案采用定期和不定期相结合的办法
（二）定期归档为每月月底，将未完成归档的材料统一归档
（三）不定期归档，即零散的材料分批随时归档，具体归档时间可不作具体限定
四、档案归档流程
（一）各组人员有义务将自己手中的材料随时交兼职档案员汇总。
（二）档案员实时保存和整理好书面、影像和实物等档案。
（三）档案员列出归档清单，并进行自检，有遗漏及时补充。
（四）团部成员定期进行档案检查。
五、本规定自发布之日起施行。
中共武汉体育学院体育科技学院委员会宣传部
2018年11月7日
