一、报销原始凭证相关要求
各部门报销各项费用必须提供真实合法的原始凭证，取得原始凭证时要注意辨别真假，虚假的原始凭证不能作为报销凭据。
（一）外来原始凭证的要求
1、发票和收据必需是税务部门或财政部门的专用票据，同时有开票单位的发票专用章；发票和收据上的付款单位名称、填制的日期、填制人签名；经济业务内容的名称、数量、单价和金额；原始凭证上的大小写金额必须相符，定额发票要盖出票单位发票专用章。
2、一次购买大批商品发票上不能一一注明的，可由售货单位另付清单并加盖公章，大型连锁超市、商场机打清单式发票不需另换发票，如更换发票后不能提供机打清单式小票的一律不予报销。
3、一式几联的发票和收据，只能以“报销联”作为报销凭证，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写。
4、取得的国外发票，必须翻译成中文，并由翻译人签字，财务处根据发票取得时的汇率换算成人民币后报销。
5、发票和收据的日期必须在经济事项发生的合理期限内。原则上各单位应在经济事项发生后三个月内报销。
6、经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应将批准文件的复印件加盖归档部门的公章作为原始凭证附件。
7、对购置固定资产的，要到总务处办理固定资产验收单。
8、发票和收据不得涂改、挖补。发现有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章。
9、发票和收据遗失的，应取得原开票单位的同一发票记账联的复印件，并在复印件上重新加盖开票单位的财务专用章，经部门负责人及财务处负责人审批后，方可作为报销依据。
（二）自制原始凭证的要求
1、报销不同的费用及领款时应填写《领款及报销粘贴单》。
2、教职工因公借款时应填写《借款单》。
3、报销国内长途旅差费时应填写《旅差费报销单》。
4、报销武汉市内旅差费时应填写《市内旅差费报销单》。
（三）原始凭证粘贴方法
1、票据分类。对于集中较多的票据按照内容进行分类，如办公用品、电话费、差旅费、设备维修费、资料费、市内交通费等等，按照类别分别粘贴。其中差旅费应单独填写差旅费报销专用凭证。
2、将胶水涂抹在票据左侧背面，沿着粘贴纸内侧和粘贴纸的上、下、右三个边依次均匀排开横向粘贴，避免将票据贴出票外。不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴，以免造成中间厚，四周薄，使凭证装订起来不整齐，达不到装订要求；票据比较多时可使用多张粘贴纸；对于比粘贴纸大的票据或其他附件，粘贴位置也应在票据左侧背面，沿装订线粘贴，超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。
（三）原始凭证审批
1、学校财务支出审批实行权责统一的原则，即“谁主管、谁审批、谁负责”。部门负责人应遵照各项财经法规行使审批权，对所审批的经济事项的真实性、合法性和效益性负责。
2、各部门取得的原始凭证，首先由经办人在原始凭证背面签署姓名，必要时应注明开支用途，再由验收人或证明人签字，最后由部门负责人签明开支渠道及审批意见，再根据审批权限报院领导审批。
3、经办人、证明人和审批人不得为相同人员，且应回避配偶和直系亲属关系；经办人、证明人和审批人在履行各自的财务签批程序时，所写字迹一定要清晰可辨；部门负责人在审批时应写明意见，同时签署姓名、时间和经费开支渠道。
二、经费审批权限
教育事业预算经费及后勤服务非经营类经费按下列审批权限逐级审批。
金 额
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审批级次
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2000元以下
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部（处）领导
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10000元以下
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部（处）领导
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分管院领导
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50000元以下
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部（处）领导
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分管院领导
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分管财务院领导
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200000元以下
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部（处）领导
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分管院领导
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分管财务院领导
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院长
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三、财务报销手续和要求
1、各单位应指定专人报账，业务量较多的单位可设2人报账。
2、根据现金管理条例，凡在同一地点或同一单位付款金额超过1000元或购置固定资产的，均需办理转账支付。转账支付时，收款单位名称、账号、开户行必须与所提供的购货发票一致。
3、办理借款必须填写借款三联单，注明借款事由、金额和转账（或电汇）地址，经费负责人、借款人签字。差旅费借款，省内每人每次2000元以内 、省外每人每次3000元以内，借款人在填写借款凭证时应注明出差地点，属参加会议或培训、进修等情况者，应出示会议通知。借款人必须是校内职工，学生及外单位人员借款不予受理。
4、借款取得票据后应及时到财务冲帐，时间不得超过二个月（遇年终不得跨年），报销金额不足借款的，应补齐差额。凡因借款人不积极催办而形成的“坏帐”、“呆帐”和长期拖欠的要追究借款人的责任并对其实施扣款，严重违反规定的，将追究其经济责任。
5、差旅费报销时，严格按照国家相关文件执行，属参加会议或培训、进修等情况者，应附会议通知，超出文件规定范围的相关费用个人自理。严格控制出差乘坐飞机，因工作需要确需乘坐飞机的人员须经分管财务校长审批。
6、聘请外校专家来校讲学等，住宿费、讲座费、咨询费等开支项目，须由报院长审批，财务处按审批的内容和国家、学校相关文件标准报销。
7、严格控制现金发放，正式在册职工和在校学生领取各种款项，由财务处通过银行，直接存入个人工资卡或交学费卡。
8、领取各类款项必须有领款人签字，如属代为领款的，须代理人签名，不得冒充领款，否则由此造成的一切后果自负。
9、各部门对外协作、加工、零星修缮项目报销时，应附学校合同文件及加工清单（注明材料费、人工费等）和工程决算单。10000元以上的项目须提供审计报告书。符合固定资产或低值易耗品标准的，需办理验收入库手续。
10、材料、设备、图书资料的采购必须归口管理，并经实物管理部门登记验收，同时发票应由经济业务经办人、验收人签字，不能代签。报销时必须同时具有固定资产、材料、低值易耗品登记手续和固定资产、材料、低值易耗品验收单。严禁自购、自批、自报、自领，由于专业的原因，必须自购的实物，应由物资管理部门认可，方能自购。购置大宗或批量元器件、材料报销时还应附采购清单。经招投标的项目应提供有关招投标文件。
11、基建、维修及大宗物资和大型设备购置等经费开支必须做到“四有”，即有“购建审批报告、预算用款额度、采购招标手续、经济合同文本”；由相关责任单位严格按相关经济文件、按工程进度、报领导审批后到财务处办理付款手续，未竣工决算前预付款总额不得超过合同的70%；竣工决算后，财务处根据学院财力安排支付相应款项，并根据合同扣除质保金（1年以上不少于合同总价的5%）、水电费（安装有水电表的据实结算，未安装水电表的按合同总价的1%扣除）。
12、各类退款由退款人员填写领款单，已开具发票的必须出示原交款发票联、文件批示等交于主管部门责任人审批。退设备和工程质保金，由设备使用单位或工程所在单位审核，原设备或工程款开支渠道的经费审批人审批。
三、凡属下列情况之一的，不予报销
1、违反国家有关法律、法规和财经纪律以及学校的各项财务规章制度的；
2、无预算和超预算执行的；
3、不符合合同条款约定内容的；
4、、原始凭证手续不完备、审批程序不规范、经费使用不符合规定、项目列支渠道不明确的；
5、原始凭证人负责人签字与备案字样不一致的；
6、提供核算资料不完善以及提供虚假核算资料的；
7、出差地点与批准地点不符或无故绕道扩大开支的；
8、利用外单位发票将校内资金转入他人账号的；
9、应由个人支付的各项开支；
10、不符合财务部门关于转账经费规定和要求的业务
11、违反有关财务规定的其他开支。
财务处
2014年3月4日
